Une circulaire conjointe signée par le ministre délégué chargé du Budget et de la Fonction publique, Rodrigue Chaou, et le ministre de la Transformation digitale et de l’Innovation, Mahuna Akplogan, instaure de nouvelles règles dans les administrations publiques. Les documents des ateliers et séminaires devront désormais être transmis sous format numérique, avec plusieurs dépenses désormais interdites.
Les habitudes vont changer dans les ministères, les institutions de la République et les organismes publics sous tutelle de l’État. À travers une circulaire conjointe datée du 24 juillet 2026, les ministres Rodrigue Chaou et Mahuna Akplogan demandent l’application immédiate de nouvelles mesures destinées à accélérer la dématérialisation des documents, réduire les dépenses publiques et accompagner la transition écologique engagée par le gouvernement.
Le document précise que, désormais, « les documents de travail, rapports, présentations et autres supports destinés aux participants aux ateliers, séminaires, sessions de formation et rencontres organisés par ou pour le compte de l’État sont désormais exclusivement mis à disposition par voie dématérialisée ».
Une exception est toutefois prévue. « À titre exceptionnel et sur autorisation, une version imprimée peut être remise aux participants en situation de handicap qui le nécessitent », indique la circulaire.
Les deux ministres précisent également que ces documents devront être accessibles à travers les plateformes numériques sécurisées de l’administration. Ils soulignent en revanche que « tout recours à un hébergement public de type drive, wetransfer ou autre est proscrit ».
Pour les documents jugés sensibles, les règles sont encore plus strictes. La circulaire prévoit que « l’accès est strictement réservé aux personnes dûment habilitées, via un système d’authentification et de mots de passe individuels ». Les services chargés de la transformation digitale et les équipes informatiques devront veiller au respect de cette disposition.
Une administration 100% numérique
Cette dématérialisation entraîne aussi la suppression de certaines dépenses. Le texte indique qu’« est proscrite toute commande nouvelle de papiers à en-tête revêtus de la charte graphique de l’État » pour les documents concernés. Il ajoute qu’« est interdite toute commande de kits d’atelier comprenant blocs-notes, stylos, gadgets et sacs personnalisés pour lesdites rencontres ».
La circulaire prévoit néanmoins une possibilité de dérogation concernant ces kits. Mais celle-ci ne pourra être accordée que sur « autorisation expresse et préalable du Ministre en charge du Budget, sur demande dûment motivée ».
Les ministres signataires de la circulaire demandent aux responsables des administrations concernées de prendre toutes les dispositions nécessaires afin d’assurer « le strict respect » de ces nouvelles orientations, désormais applicables dans l’ensemble des structures publiques.
